É em tempos difíceis que as empresas costumam olhar e dedicar-se mais atentamente ao tema eficiência organizacional, buscando retornos de economia imediatos. No entanto, ajustes organizacionais feitos sem um bom planejamento e de forma estruturada podem causar desequilíbrios futuros, descontinuidade momentânea e eventuais sacrifícios de áreas ou processos chave do negócio.

Atingindo Maior Eficiência Organizacional

Há dois formatos de ajustes organizacionais, com propósitos, meios de execução e tempo de resposta distintos: o downsizing e o rightsizing. No primeiro, a estratégia é o achatamento ou a diminuição de tamanho, através da eliminação de burocracia desnecessária, do enxugamento de níveis hierárquicos e redução de pessoal; visando ao retorno financeiro em curtíssimo prazo. Em geral, as decisões se concentram mais na eliminação de postos de trabalho, às vezes de forma linear, sem estudos bem elaborados sobre os impactos e a efetividade das mudanças no futuro. No segundo, a estratégia é de melhoria de eficiência e de resultados, através da adequação e harmonização de recursos e processos: estrutura certa, tamanho correto, papéis e trabalhos bem atribuídos e dimensionados, e pessoas certas nas posições corretas: aqui, o objetivo é obter eficiência organizacional e resultados mais sustentáveis, é “fazer mais com menos ou igual”, porém o retorno financeiro, que pode variar entre 10% e 20%, vem a médio ou a longo prazo.

A decisão da empresa, sobre qual formato adotar, depende do cenário econômico do negócio e da expectativa de tempo para se obter retorno financeiro. Se o objetivo é gerar caixa no curto prazo, o downsizing pode ser a melhor opção. O retorno por adoção do rightsizing é percebido entre um e dois anos, pois envolve um plano de transição e implementação gradativas, de forma a não causar rupturas imediatas em processos ou negócios.

Independentemente das escolhas, a empresa deve refletir e decidir sobre a conveniência e oportunidade de empreender uma frente de melhoria da eficiência organizacional; afinal, a pressão por redução de custos, melhoria de qualidade, aumento da produtividade e melhoria dos resultados operacionais do negócio é cada vez mais forte nas organizações.

O primeiro passo recomendado antes de se tomar uma decisão é fazer uma análise crítica sobre a eficiência atual da empresa. Como referência, compartilhamos questões críticas e oportunidades que em geral encontramos nas organizações, total ou parcialmente em trabalhos relacionados a este tema:

No âmbito do modelo organizacional: a falta de clareza do posicionamento da empresa frente à cadeia de valor do negócio, baixa percepção das fontes de criação e de captura de valor, desalinhamento da estrutura organizacional com a estratégia empresarial e com o modelo do negócio, sobreposições e lacunas nos fluxos de trabalho, desalinhamento e/ou baixa clareza de papéis de gestão, baixa agilidade em decisões e demora na implementação de ações do plano estratégico, nenhum mecanismo de medição e apuração de resultados, ou mau uso das informações, quando são apuradas. Reorganizar e requalificar os processos internos é um primeiro passo para maior efetividade na geração de resultados.

No âmbito da capacidade instalada de pessoas: o baixo alinhamento entre os líderes em torno do plano estratégico, uso inadequado da força de trabalho: como gestores executando atividades de coordenadores e estes, por sua vez, fazendo trabalhos de analistas e assim sucessivamente; bem como desequilíbrio do quadro de pessoal entre áreas, concentração da mão de obra em processos operacionais passíveis de racionalização, centralização ou automatização, baixa visibilidade da estrutura de custo efetivo do trabalho e do potencial de otimização da mão de obra, nenhuma mensuração das demandas futuras de pessoas e tampouco um plano de provisionamento, desvios de funções e atribuições, desalinhamento entre o perfil requerido pelo cargo versus o perfil do profissional. Reposicionar, reconfigurar e otimizar o uso da força de trabalho traz um potencial ganho de sinergia, produtividade, escala, economia e previsibilidade.

Empreender uma frente de eficiência organizacional com sucesso exige o patrocínio do principal executivo do negócio e o engajamento de todos da empresa, principalmente da sua alta liderança. Para começar, defina qual o retorno se quer ter, os meios e os mecanismos de gestão da iniciativa e mobilize o time de colaboradores.

Dorailson Pereira Andrade
Diretor Geral